Qualification de fichiers clients et base de données B2B : ce qu’il faut savoir

Que vos contacts se comptent par centaines ou par milliers, vous devez travailler à partir d’une base de données qualitative pour optimiser les performances de votre entreprise, règle également valable pour les agences immobilières. Si vous doutez de la pertinence de votre fichier ou de votre base de données clients, pensez à le qualifier. La qualification de fichier et de base de données est une opération qui consiste à mettre à jour et à améliorer la qualité des informations contenues dans votre fichier client.

Sa finalité est d’optimiser les résultats de vos futures opérations marketing. Mais comment se déroule une opération de qualification de fichiers de prospection ? Et quels sont concrètement ses avantages pour une entreprise ?

Qualification de fichier et de base de données : définition et fonctionnement

À la base de la qualification de fichier, il y a d’abord un fichier contenant des informations plus ou moins détaillées sur vos prospects et vos clients : nom d’entreprise, poste occupée, adresse email, zone géographique…

Ces informations changent au fil du temps. La qualification va toutefois permettre de mettre à jour toutes les informations contenues dans votre fichier ou votre base de données. Cette actualisation se fait par la réalisation de plusieurs opérations :

• L’enquête par téléphone : la qualification par téléphone est l’approche la plus efficace parce qu’elle offre un taux de réponse élevé ;
• Le questionnaire en ligne ;
• L’entretien en ligne ;
• Emailing et SMSing : il est possible d’exploiter ces 2 canaux, mais cela n’est pas très pertinent. Peu de professionnels sont enclins à répondre à un mail ou un SMS de demande d’information, sauf s’ils ont un réel intérêt pour votre marque.

Outre la mise à jour, la qualification a aussi pour but d’enrichir les informations présentes dans la base de données. L’idée est d’aboutir à un fichier ayant un « pavé signalétique » complet (poste, nom, téléphone, mail…) pour chaque contact. L’enrichissement se fait grâce à la comparaison des données qualifiées de l’entreprise avec une base de référence (souvent officielle).

Enfin, la qualification consiste à enlever tous les « bad data » de votre base de données en réalisant :

• Le retrait des données inutiles : suppression des informations et des contacts inutiles ;
• Le dédoublonnage : suppression des contacts présents plusieurs fois au sein d’une même base de données ;
• La déduplication : suppression des informations se répétant dans plusieurs bases, lorsque ces dernières sont utilisées pour réaliser une même opération marketing.

Pourquoi qualifier sa base de données ?

Qualifier sa base de données prospects ou clients offre de nombreux avantages :

• Meilleure compréhension des entreprises prospectées : il sera notamment possible de comprendre le niveau d’intérêt que suscitent vos produits/services ;
• Ciblage plus pertinent ;
• Optimisation du coût des actions marketing et commerciales ;
• Meilleure prise de décision ;
• Meilleure image de marque ;
• Gain de temps et de productivité ;
• ….

Tous ces avantages permettent à la fin d’accroitre l’efficacité des actions commerciales et donc d’optimiser le ROI.

La qualification d’une base de données devrait être faite au moins 2 fois par an, de préférence avant chaque campagne de prospection. La raison en est qu’un fichier de plus d’un an peut être obsolète sur 8 à 15 % de son contenu.

Externaliser la qualification de fichier de prospection : quels avantages ?

Il est tout à fait possible de réaliser la qualification de fichier en interne, à condition de posséder les ressources et les moyens nécessaires à la réalisation de cette opération. Il faut le rappeler, la qualification de fichier est une tâche à la fois chronophage et répétitive. Elle est parfois si ardue qu’elle peut vous éloigner du cœur de votre métier. De plus, embaucher le personnel spécifique pour sa réalisation peut être très couteux compte tenu du temps et de l’argent que peut prendre la recherche des bons candidats.

Pour éviter bien des désagréments, le mieux est de confier la qualification de sa base de données à un prestataire externe. Cela vous permet de faire des économies et de vous focaliser sur le cœur de votre métier. Mais attention, tous les prestataires de data ne se valent pas. Voici les critères à retenir pour vous aider à bien choisir :

• L’expérience ;
• La renommée ;
• La méthodologie de travail ;
• La transparence.